Một quy trình tổng quát cho một lô hàng nhập kinh doanh cơ bản tại Việt Nam

Ngày 14 tháng 6 năm 2013 - chỉnh sửa lần 1

Xin chào các bạn!

Trong bài viết này, mình xin tổng hợp một quy trình tổng quát cho một lô hàng nhập với phương thức nhập kinh doanh tại Việt Nam.

- Bước 1: Đầu tiên, để có hàng cho chúng ta nhập, dĩ nhiên là chúng ta phải có hợp đồng mua bán (Sales Contract) hay Đơn đặt hàng từ một khách hàng lâu năm (Purchase Order). Bộ phận thương mại hay xuất nhập khẩu hay kinh doanh (nói chung là bộ phận giao dịch với khách hàng, đối tác) sẽ liên hệ, đàm phán và cho ra một hợp đồng ngoại thương.

- Bước 2: Khi cầm trên tay một Sales Contract hay Purchase Order (P.O), chúng ta sẽ lưu ý những điểm sau đây cho một quy trình nhập hàng:
   + Nước người bán hàng cho chúng ta: ở đâu? cảng gì? kho bãi của họ ra sao?
   + Điều kiện giao hàng: theo Incoterms nào? thường thì hiện nay sẽ theo Incoterms 2000, nhưng đã có Incoterms 2010 và chúng ta cũng cần xem xét.
   + Tên hàng: ở Việt Nam có bị cấm hay không? Có được miễn giảm thuế hay chịu thuế đặc biệt nào không? Mã HS hàng hóa này như thế nào?... Lưu ý các bạn phải xem xét một số thông tư bổ sung về thuế như thông tư 04/2012/TT-BTC về hàng hóa trong nước đã sản xuất được...
   + Khối lượng, kích thước: Sẽ đóng container tiêu chuẩn hay phải sử dụng các loại container chuyên dụng? hàng rời hay hàng thường?
   + Hình thức nhập: ở đây chúng ta bàn về Nhập kinh doanh. Còn nhiều dạng nhập khác đòi hỏi bạn phải phân tích thật kỹ để làm thủ tục hải quan tại Việt Nam (Nhập dầu khí, Tạm nhập tái xuất, Nhập gia công...)
- Bước 3:  Liên hệ với một đại lý giao nhận tại đầu nước người bán để phụ trách nhận hàng cho chúng ta ở nước đó. (tùy theo từng điều kiện giao hàng mà chúng ta sẽ biết chi phí cho đại lý nước ngoài gồm những gì. Mình sẽ chi tiết phần này ở cuối bài viết)
- Bước 4: Liên hệ với Shipper (tức người bán cho chúng ta) để lấy những chứng từ như Invoice, Packing List, Bill, C/O, C/Q...cho công tác thanh toán tiền hàng (nếu có mở L/C)
- Bước 5: Dựa vào Bill đã có, chúng ta sẽ biết ngày tàu đến Việt Nam, theo dõi tiến trình tàu đi thông qua hãng tàu, chuẩn bị sẵn sàng quy trình nhập hàng nào.
- Bước 6: Khi có thông báo hàng đến (Notice of Arrival), chúng ta nhanh chóng lên tờ khai hải quan điện tử, nhập đầy đủ các nội dung: Shipper, Consignee, Bill, Tên hàng, Mã HS, Tiền cước vận chuyển (nếu điều kiện nhập là nhóm E, F) và thuế nhập khẩu, VAT...
- Bước 7: Làm Cargo Manifest để gửi Hãng tàu (nơi chúng ta lấy lệnh giao hàng) để hãng tàu làm việc với hải quan.
- Bước 8: Làm việc với hải quan để có được con dấu thông quan của hải quan (cái này đưa cho bọn khai thuê hải quan làm cái một là xong. Hàng kiểm hay miễn kiểm thì quy trình cũng đơn giản)
    + Nếu hàng miễn kiểm, xin con dấu thông quan.
    + Hàng kiểm tra giấy thì đưa bộ chứng từ mà chúng ta đã có khi Shipper gửi qua cho hải quan xem.
    + Hàng kiểm tra một phần hay toàn bộ lô hàng: Liên hệ với người được phân kiểm hàng cho chúng ta để lấy contact, ra cảng tìm container chứa hàng. Thông tin có thể liên hệ Điều độ cảng (Để có container kiểm thì trước đó chúng ta phải đăng ký chuyển bãi kiểm hóa). Liên hệ với hải quan để mời họ ra kiểm. Kiểm xong thì thông quan.
- Bước 9: Nếu hàng phải đóng thuế ngay thì phải đi đóng thuế ngay mới có thể thông quan. Nếu trong dạng được ân hạn thuế thì cứ vô tư.
- Bước 10: Cầm Thông báo hàng đến + Giấy giới thiệu + Bill gốc (nếu có) + Tiền local charges lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng (Delivery Order) + Cược công.
- Bước 11: Cầm tờ khai (có thêm bản photo), D/O, giấy cược xuống thương vụ cảng đóng tiền in phiếu EIR.
Cầm phiếu EIR với các chứng từ (Tờ khai + photo, D/O, Giấy cược) xuống hải quan cổng thanh lý.
- Sau khi đã thanh lý thì vào lấy container của mình ra.

Trên đây là một quy trình nhập hàng từ nước ngoài về Việt Nam, tôi chỉ cung cấp kiến thức về quy trình tại Việt Nam. Dưới đây, tôi xin liệt kê các loại phí mà chúng ta (tức người nhập) phải chịu khi nhập một lô hàng theo từng điều kiện Incoterms

    + EXW: Trucking + Local charges(Oversea) + Customs Clearance (Oversea) + Ocean Freight + Local charges(VN) + Customs Clearance (VN) + Trucking
    + FOB, FAS, FCA: Local charges(Oversea) + Ocean Freight + Local charges(VN) + Customs Clearance (VN) + Trucking
    + CFR, CIF, CPT, CIP: Local charges(VN) + Customs Clearance (VN) + Trucking
    + DDU: Thuế nhập khẩu và VAT, Trucking về kho (phí này có thể không cần)
    + DDP: Chỉ chịu chi phí vận tải về kho của mình. Thậm chí không cần vì nếu trước đó đã đàm phán với shipper DDP consignee's warehouse.

Những điều kiện như DAF, DEQ, DES rất ít được sử dụng ở Việt Nam và mình chưa gặp những điều kiện này trong quá trình làm việc, nên mình sẽ không đề cập đến chúng.

Ngoài ra, trong từng trường hợp cụ thể, các bạn sẽ thấy có một vài phí lạ xuất hiện ở cả hai đầu. Đây là các chi phí phát sinh (đa số thường được chế ra để "ăn tiền" các khách hàng ít kinh nghiệm vận tải quốc tế - chẳng hạn như phí ưu tiên hàng gấp, phí kiểm tra an toàn...). Nếu mình là khách hàng đi thuê forwarder làm hàng, khi nhận được báo giá, các bạn phải kiểm tra các phí lạ này, nếu thấy không hợp lý thì bắt phải bỏ ra, hoặc yêu cầu giảm. Tránh bị cho là "thằng khờ".

Các bạn nếu thấy cần bổ sung thêm gì thì hãy để lại comment nhé. Mình rất vui vẻ nếu bị chê hay complaint từ các bạn, nhưng chê xong nhớ sửa sai hay bổ sung nhé.