Ngày 14 tháng 6 năm 2013 - chỉnh sửa lần 1
Hôm nay, mình sẽ tiếp tục cho quy trình xuất khẩu một lô hàng dưới hình thức xuất kinh doanh - hình thức phổ biến nhất hiện nay.
Trước tiên, để thực hiện các công việc xuất - nhập khẩu, thành lập đơn hàng là điều chắc chắn phải có. Mình mặc định là các bạn đã có sẵn một đơn hàng. Và công việc của chúng ta là làm thủ tục xuất đơn hàng này đến nơi yêu cầu.
- Bước 1: Chúng ta sẽ xác định điều kiện Incoterm trong giao dịch này là điều kiện nào (FOB, CIF, CFR, EXW, DDU, DDP....) để chúng ta xác định quyền thuê tàu là của ai. Tôi sẽ lựa chọn trong bài viết này là điều kiện CIF, một điều kiện để chúng ta có thể nắm rõ nhất về các bước làm thủ tục ở Việt Nam.
- Bước 2: Liên hệ hãng tàu để book chỗ. Việc này đơn giản như chúng ta book vé đi du lịch. Báo số lượng hàng dự kiến (bao nhiêu cont, khối lượng, kích thước...), nơi đến, ngày chúng ta đi. Hãng tàu sẽ phản hồi bằng các lịch tàu, chúng ta lựa chuyến nào thuận lợi nhất và gửi booking thôi.
Ở bước này lưu ý: nếu là forwarder thì các bạn nên có 1 hợp đồng dài hạn để có giá cước tốt nhất. Nếu là người xuất khẩu bình thường với số lượng ít thì nên qua forwarder book cho có giá cước tốt, nếu là người xuất khẩu nhiều liên tục thì cũng nên làm việc dài hạn với hãng tàu để có giá cước tốt nhất. [mà thường mình thấy thì toàn qua forwarder - vì nhà nhập khẩu bên nước ngoài họ cũng cần forwarder]
- Bước 3: Hãng tàu accept booking của chúng ta, sẽ cấp giấy cấp container ở 1 cảng hay ICD nào đó. Chúng ta cầm giấy cấp container này xuống nơi quy định. Nộp và sẽ được cấp phiếu EIR lấy container và seal.
- Bước 4: Chở container và seal về kho hàng, đóng hàng vào container. Tuy nhiên, lúc này, chúng ta đừng vội bấm seal của hãng tàu cấp. Lý do như thế nào thì các bước sau các bạn sẽ rõ. Nếu không yên tâm khi chở hàng ra cảng thì các bạn có thể mua ổ khóa về bấm lại hay có thể tự mình làm seal để khóa cont.
- Bước 5: Mở tờ khai hải quan, hiện nay, đa số là đã sử dụng loại hình khai hải quan điện tử, các bạn sẽ truyền tờ khai cho hải quan, chờ cấp số tờ khai, phân luồng kiểm và in tờ khai cầm lên chi cục nơi ta sẽ xuất hàng đi để mở tờ khai ( nếu cty bạn là liên doanh, 100% vốn nước ngoài, hay hàng dầu khí...thì phải mở ở hải quan đầu tư (đầu đường Hàm Nghi)).
- Bước 6: Nếu bạn được phân luồng xanh (miễn kiểm) hay vàng (kiểm tra giấy tờ giấy) thì đơn giản, chỉ việc cầm tờ khai lên và các chứng từ liên quan (Invoice, Packing List, PO hay Contract và các giấy tờ khác) để mở tờ khai. Lưu ý bộ hồ sơ hàng xuất không có Bill of Lading.
Nếu bạn bị phân luồng đỏ (kiểm tra hàng toàn bộ) thì bạn phải chờ để phân công hải quan kiểm. Sau khi biết ai kiểm tra hàng bạn, liên hệ và hẹn người ta kiểm hàng sớm nhất có thể. Sau đó ra bãi cont tìm cont hàng của bạn khi chở từ kho vào cảng. Cái này liên hệ với điều độ cảng nếu bạn không biết cách tra vị trí container. Chỉ chỗ cho hải quan kiểm xuống. Nếu hàng của bạn chi ly, mất thời gian kiểm, đừng ngại ngùng, hỏi thẳng và "mời cà phê bánh trái" cho các anh chị ấy. Còn nếu bạn dư dả thời gian hay hàng đơn giản thì cứ việc cho kiểm thoải mái. Chú thích kiểm thì anh cho kiểm. Ngồi đó kiểm đi, anh đi uống cà phê lát anh quay lại. Chẳng có hải quan nào rảnh mà ngồi kiểm hết đâu.
Nói chung, công tác kiểm hàng này khá nhiều dạng trong thực tế, làm lâu bạn sẽ biết cách làm nhanh nhất, ít tốn kém nhất.
- Bước 7: Sau khi có dấu thông quan của hải quan, các bạn nhanh chóng bấm seal hãng tàu vào container, cầm tờ khai gốc + photo, trên đó viết sẵn số container, seal, tên tàu, số chuyến. Cầm xuống hải quan giám sát để thanh lý tờ khai, và đến điều độ cảng vào sổ tàu.
- Bước 8: Lên hãng tàu, đóng tiền (vì ở đây là điều kiện CIF nên chúng ta sẽ phải đóng cước tàu, thể hiện là cước Prepaid). Sau khi đóng tiền, chúng ta có thể lấy Bill of Lading (B/L gốc, surrendered, sea way bill...tùy loại nào chúng ta cần).
- Bước 9: Liên hệ các hãng bảo hiểm (PVI, Bảo Việt, Bảo Minh...) để mua bảo hiểm cho lô hàng, giấy tờ cần thiết (Contract, Invoice, Bill of Lading).
- Bước 10: Thông báo với đối tác nước ngoài về thông tin chi tiết chuyến hàng, số container, seal, ETA, ETD, Transit time...
Done!!!
Các điểm cần lưu ý về hàng xuất mà chúng ta dễ mắc phải:
- Phải thanh lý tờ khai và vào sổ tàu trước giờ Closing Time ( giờ cắt máng tàu). Giờ này sẽ được thông báo bởi hãng tàu, hoặc chúng ta có quen em nào làm ở cảng có thể gọi hỏi. Nếu trễ hơn, sẽ bị rớt tàu và trễ hẹn giao hàng, tốn thêm chi phí khi book lại chuyến khác, chi phí lưu container, lưu bãi ở cảng, hàng hóa dễ bị hư hỏng, rút ruột...
- Không bấm seal hãng tàu khi đóng hàng ở kho xong, vì nếu như hàng chúng ta bị kiểm, sẽ phải cắt seal hãng tàu ra cho hải quan kiểm, và sau đó lại phải lên hãng tàu xin mua thêm seal bấm lại, thế là tốn thêm chi phí. Trường hợp quên lỡ bấm, chỉ còn cách là "binh" hải quan để cho được miễn kiểm, hoặc kiểm trên bàn -> tự hiểu.
- Dù nếu chúng ta xuất với các điều kiện FOB, FAS, FCA... chúng ta sẽ không đóng cước phí tàu, nhưng vẫn phải đóng tiền Local Charges (THC, Bill, Seal...). Đừng xách tay không lên lấy Bill/Lading là được.
Cảm ơn các bạn.
